Introducción
Empezar un proyecto desde cero y sin prisas. ¿Quieres un contrato de fletamento rápidamente? ¿Una hoja de cálculo de riesgos? ¿Un calendario?
Esta biblioteca reúne 15 plantillas listas para usar que puedes copiar a Google Drive, descargar en formato PDF o adaptar en Excel. Cada plantilla:
- Ya tiene la estructura adecuada
- Incluye ejemplos ya rellenados
- Y es personalizable (elimina o añade elementos según necesites)
- Sigue las buenas prácticas del PMBOK y Agile
Tiempo ahorrado: entre 10 y 20 horas por proyecto.
Las 15 plantillas imprescindibles
1. Estatutos del proyecto
Uso: Iniciar un proyecto (rellenar en una página).
Incluye: información básica, descripción ejecutiva, justificación del proyecto, alcance general, objetivos SMART, partes interesadas principales, restricciones y supuestos, aprobación.
2. Estructura de desglose del trabajo (WBS)
Uso: Desglosar un proyecto en actividades más pequeñas.
Estructura jerárquica con todas las fases del proyecto y sus actividades detalladas, con estimaciones de horas.
3. Calendario / Diagrama de Gantt
Uso: Visualizar actividades, duraciones y dependencias.
Incluye la ruta crítica y la identificación de holguras.
4. Registro de riesgos
Uso: Identificar, evaluar y supervisar los riesgos.
Tabla con los campos: ID, riesgo, probabilidad, impacto, puntuación, estrategia, responsable y estado.
5. Informe semanal de situación
Uso: Informar a las partes interesadas sobre los avances.
Incluye el progreso respecto a lo previsto, las actividades finalizadas, las próximas actividades, los riesgos y los obstáculos, así como los indicadores de estado (SPI, CPI).
6. Registro de control de cambios
Uso: Realizar un seguimiento de los cambios en el alcance.
Tabla con ID, fecha, solicitante, descripción, impacto, estado y decisión.
7. Reunión de partes interesadas
Uso: Documentar reuniones y decisiones.
Incluye los temas tratados, las decisiones adoptadas y las responsabilidades.
8. Presupuesto y previsiones
Uso: Controlar el presupuesto del proyecto.
Tabla en la que se comparan el presupuesto, el resultado real, la previsión final y la variación por categoría.
9. Lecciones aprendidas
Finalidad: Documentar lo aprendido al finalizar el proyecto.
Lo que ha funcionado, lo que no ha funcionado y medidas para la próxima vez.
10. Orden del día de la reunión inicial
Uso: Organizar la reunión inicial.
Programa detallado con horarios, temas, ponentes y materiales para repartir.
11. Registro de incidencias
Uso: Realizar un seguimiento de los problemas del proyecto.
Tabla con ID, fecha, descripción, prioridad, responsable, resolución y fecha de cierre.
12. Asignación de recursos
Uso: Visualizar la asignación de recursos.
Tabla comparativa de personal frente a proyectos, con horas y tasa de utilización.
13. Lista de comprobación de calidad
Uso: Comprobar la calidad antes de la puesta en marcha.
Lista de comprobación completa que incluye pruebas, cobertura, documentación, formación y plan de reversión.
14. Plan de comunicación
Uso: Establecer la comunicación con las partes interesadas.
Matriz con las partes interesadas, la frecuencia, el formato, el contenido y el responsable.
15. Lista de comprobación para el cierre del proyecto
Uso: Asegurar el cierre completo.
Lista de comprobación de entregables aceptados, documentación archivada, lecciones aprendidas documentadas y equipo reconocido.
Errores habituales
- Error 1: Plantillas demasiado complejas: una plantilla con 50 campos que nadie rellena. Solución: una plantilla mínima (10-15 campos) que se utilice realmente.
- Error 2: Plantillas que nunca se actualizan: plantilla creada en 2020, nadie la modifica. Solución: revisar las plantillas anualmente e incorporar los comentarios recibidos.
- Error 3: Falta un ejemplo rellenado – Tabla en blanco, confusa. Solución: Incluir siempre una línea de ejemplo rellenada.
Lista de comprobación para la implementación
- 15 plantillas revisadas y adaptadas a tu situación
- Guardados en una ubicación accesible (Google Drive, Confluence, SharePoint)
- Nomenclatura coherente (p. ej.: «Charter_[Nombre del proyecto]»)
- Versión 1.0 (próxima: 2.0 con comentarios)
- Personal formado en el uso de
- Revisión/lecciones aprendidas programadas (posteriores al proyecto)
Glosario
| Término | Definición |
|---|---|
| Charter | Documento de autorización inicial del proyecto |
| WBS | Estructura de desglose del trabajo (desglose de tareas) |
| Gantt | Gráfico de cronograma (actividades frente al tiempo) |
| RACI | Responsable, Obligado a rendir cuentas, Consultado, Informado |
| Control de cambios | Procedimiento formal para los cambios en el alcance |
| UAT | Pruebas de aceptación del usuario (pruebas con el usuario final) |
| Incidencia frente a riesgo | Issue = problema actual. Risk = posible problema. |
| Lecciones aprendidas | Documentación sobre lo que salió bien y lo que salió mal |
CTA final
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Próximas lecturas:
Marco de trabajo para la configuración de la PMO | Guía definitiva de gestión de proyectos
