AdaptiveWork – Aprovações com InterAct e Widget 

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Introdução ao Tema: Aprovações com InterAct

Em um mundo corporativo cada vez mais dinâmico, a eficiência nas aprovações de processos é crucial para o sucesso das empresas. As aprovações com InterAct oferecem uma solução inovadora que transforma a maneira como as equipes colaboram e tomam decisões. Imagine um sistema que não só acelera a aprovação de documentos, mas também melhora a comunicação entre os membros da equipe. Neste artigo, vamos explorar como o InterAct e o Widget se integram para otimizar as aprovações, destacando suas funcionalidades principais e os benefícios que podem trazer para o seu negócio. Prepare-se para descobrir como essas ferramentas podem revolucionar a sua abordagem em processos de aprovação!

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AdaptiveWork – Aprovações com InterAct e Widget

A tomada de decisões eficazes é um dos pilares para garantir que os objetivos sejam alcançados dentro dos prazos e orçamentos estabelecidos, sendo um componente essencial para o sucesso de qualquer organização. O Planview AdaptiveWork oferece uma solução que facilita tanto o gerenciamento de projetos quanto as aprovações de etapas críticas, permitindo uma governança mais eficiente. Isso assegura o alinhamento entre os envolvidos, evitando que prazos, qualidade e custos sejam comprometidos. As aprovações garantem que todos os envolvidos estejam em sintonia e que os projetos avancem de forma coordenada e controlada. 

Agora imagine incluir no seu fluxo de trabalho uma etapa de aprovação na qual os aprovadores não precisem de uma licença no sistema e nem de acessá-lo diretamente para realizar a aprovação e analisar os detalhes. Isso é exatamente o que as funcionalidades InterAct e Widget do AdaptiveWork oferecem. 

Aprovações com InterAct 

O recurso InterAct do AdaptiveWork é uma ferramenta que permite definir qualquer tipo de regra de fluxo de trabalho, acionada pelo envio de um e-mail. Basicamente, o InterAct permite criar ações diretamente a partir de e-mails, o que simplifica o processo de interação com o sistema para usuários que não precisam acessá-lo diretamente. 

Com o recurso InterAct, é possível ter um fluxo de aprovações onde os aprovadores respondem às decisões por e-mail. No exemplo abaixo, dentro do fluxo de uma organização fictícia, o aprovador recebe um e-mail indicando a necessidade de aprovação: 

No corpo do e-mail, o aprovador pode visualizar as opções de aprovação, como “Aprovar” ou “Revisar”. Ao clicar em “Aprovar”, um novo e-mail de encaminhamento é aberto automaticamente com indicadores predefinidos, informando as ações que devem ser realizadas. Após o envio deste e-mail, a aprovação é concluída. 

Exemplo de Aprovação com InterAct: 

Widget 

O recurso Widget do AdaptiveWork permite transformar qualquer objeto (como projeto, tarefa etc.) em uma tela de visualização que pode ser compartilhada com usuários sem acesso ao sistema, como clientes ou terceiros. Embora essa tela seja exclusivamente para visualização e não permita edições, ela é atualizada em tempo real conforme o objeto original no AdaptiveWork é modificado. 

No corpo do e-mail de aprovação, há a opção de visualizar os detalhes da solicitação de aprovação no formato de Widget. Essa funcionalidade é extremamente útil para compartilhar informações de forma segura com partes externas sem comprometer a integridade dos dados do projeto ou tarefa. 

Exemplo de Visualização de Widget: 

As funcionalidades InterAct e Widget do Planview AdaptiveWork oferecem uma maneira eficaz de integrar aprovações e compartilhamento de informações dentro dos fluxos de trabalho, sem a necessidade de que todos os envolvidos possuam acesso completo ao sistema. Isso permite que decisões sejam tomadas de forma ágil e que informações críticas sejam compartilhadas com segurança e eficiência, proporcionando uma governança de projetos mais flexível e eficaz. 

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Como Funciona

O AdaptiveWork permite gerenciar aprovações de forma eficiente através do InterAct e Widgets. Aqui está como funciona o processo:

1. Criação de Solicitações: Os usuários iniciam o processo criando solicitações de aprovação, que podem incluir documentos, projetos ou tarefas específicas.
2. Notificações Automáticas: Assim que uma solicitação é criada, o sistema envia notificações automáticas aos aprovadores designados, informando-os sobre a nova tarefa.
3. Revisão e Aprovação: Os aprovadores recebem um link direto através do Widget, onde podem revisar as solicitações e fornecer feedback ou aprovar diretamente.
4. Registro de Decisões: Todas as decisões são registradas no sistema, permitindo que os usuários acompanhem o status das aprovações em tempo real.
5. Relatórios e Análises: O AdaptiveWork também oferece relatórios detalhados sobre o processo de aprovações, ajudando a identificar gargalos e melhorar a eficiência.

Com essas etapas, o AdaptiveWork transforma o processo de aprovações em uma experiência mais ágil e organizada.

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Benefícios

1. Agilidade nas Aprovações

Com o uso do InterAct e Widget, o processo de aprovações se torna mais rápido e eficiente. As solicitações podem ser enviadas e aprovadas em tempo real, reduzindo significativamente o tempo de espera. Por exemplo, uma equipe pode aprovar um orçamento em minutos em vez de dias.

2. Aumento da Transparência

A plataforma oferece visibilidade total sobre o status das aprovações, permitindo que todos os envolvidos acompanhem o progresso. Isso minimiza confusões e garante que todos estejam alinhados, o que é crucial em projetos colaborativos.

3. Melhoria na Comunicação

O InterAct facilita a comunicação entre os membros da equipe, permitindo comentários e feedback diretamente nas solicitações. Isso ajuda a resolver dúvidas rapidamente e a evitar mal-entendidos, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo.

4. Personalização e Flexibilidade

Os widgets podem ser adaptados às necessidades específicas de cada equipe, permitindo que cada usuário configure suas preferências. Isso significa que as aprovações podem ser ajustadas para atender melhor ao fluxo de trabalho de cada projeto.

5. Redução de Erros

A automação das aprovações minimiza a possibilidade de erros humanos, como aprovações em duplicidade ou perda de informações. Com um sistema organizado, os usuários podem confiar que as solicitações serão tratadas corretamente.

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Casos de Uso

A funcionalidade de Aprovações com InterAct e Widget do AdaptiveWork pode ser aplicada em diversas situações do dia a dia nas empresas. Veja alguns exemplos práticos:

• Aprovação de Despesas: Um gerente de projeto pode utilizar o InterAct para solicitar a aprovação de despesas de viagem. O widget permite que os supervisores revisem e aprovem as solicitações diretamente de seus dispositivos móveis, acelerando o processo e evitando atrasos.
• Revisão de Documentos: Em uma equipe de marketing, os membros podem enviar campanhas publicitárias para aprovação. Com o InterAct, os diretores podem visualizar e aprovar as propostas em tempo real, garantindo que as campanhas sejam lançadas dentro do prazo.
• Solicitações de Folga: Funcionários podem solicitar folgas através do sistema, que notifica automaticamente os gerentes para revisão. O widget permite que os gerentes respondam rapidamente, garantindo que a equipe esteja sempre bem informada sobre a disponibilidade de pessoal.
• Aprovação de Projetos: Em empresas de tecnologia, as equipes podem submeter propostas de novos projetos. O InterAct facilita a colaboração entre departamentos, permitindo que as aprovações sejam feitas de forma ágil e transparente, promovendo uma cultura de inovação.

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Como Implementar Aprovações com InterAct

Implementar o sistema de aprovações com InterAct e Widget é um processo que pode otimizar a sua gestão de tarefas. Siga os passos abaixo para garantir uma implementação eficaz:

1. Planejamento: Defina claramente quais processos de aprovação você deseja automatizar. Envolva as partes interessadas para entender suas necessidades.
2. Configuração do InterAct: Acesse o painel do InterAct e crie um novo fluxo de trabalho. Utilize as opções de arrastar e soltar para personalizar as etapas de aprovação.
3. Integração do Widget: Incorpore o Widget na sua plataforma existente. Certifique-se de que ele esteja visível e acessível para todos os usuários que precisam aprovar tarefas.
4. Testes: Realize testes com um grupo reduzido de usuários para identificar possíveis falhas e garantir que o fluxo de aprovação funcione como esperado.
5. Treinamento: Ofereça treinamento para todos os colaboradores que utilizarão o sistema. Isso minimiza a resistência e aumenta a adesão ao novo processo.
6. Acompanhamento: Após a implementação, monitore o uso e colete feedback para ajustes e melhorias contínuas.

Dicas Práticas

• Mantenha a comunicação clara durante todo o processo de implementação.
• Documente cada etapa para facilitar futuras atualizações.

Erros Comuns a Evitar

• Não subestimar a importância do treinamento.
• Ignorar o feedback dos usuários após a implementação.

Agora que você tem um guia prático, comece a implementar as aprovações com InterAct e transforme a eficiência da sua equipe!

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