Orçado Vs. Realizado! Como você está controlando os seus custos de projeto?

Planejamento Financeiro no Planview AdaptiveWork

Planeje, gerencie e acompanhe as finanças do seu projeto usando o Planejamento Financeiro no Planview AdaptiveWork. O Planejamento Financeiro fornece uma maneira rápida, simples e familiar de trabalhar com orçamentos de projetos que combina a simplicidade de uma planilha para entrada de dados com o controle e a estrutura de que as organizações precisam para acompanhar o quadro geral, em escala e ao longo do tempo.

O planejamento financeiro inclui recursos padrão para planejamento de gastos Capex/Opex e previsão e rastreamento de receita para projetos faturáveis.

O rastreamento de custos e receitas reais é frequentemente feito com um Controlador de Projeto de contrapartida em uma equipe de Finanças ou Operações e pode envolver a configuração de uma integração com finanças externas ou sistema ERP como SAP ou Oracle.

As exibições de planejamento financeiro oferecem recursos de planejamento em fases com uma dimensão financeira para estimar e controlar projetos.

O planejamento financeiro permite capturar custos e receitas de recursos não trabalhistas (NLR). Os NLRs podem incluir quaisquer materiais, equipamentos, infraestrutura ou outros custos que afetem o custo e a receita geral do seu projeto.

As visualizações de planejamento financeiro permitem adicionar recursos não trabalhistas a um projeto e definir o plano de orçamento, valores previstos e reais para custos e receitas por período de tempo. Os valores são resumidos por NLR e período (por exemplo, custos de viagem, por trimestre financeiro). Os valores agregados totais são acumulados no projeto e incorporados no custo orçado e real, receita esperada e real, bem como em outros KPIs financeiros padrão do AdaptiveWork, incluindo dados reais acumulados no ano e previsões do ano financeiro.

Todos os dados nas exibições de Planejamento Financeiro podem ser relatados em Relatórios usando a coleção especial Projetos > Recursos Financeiros, que combina todos os dados trabalhistas e não trabalhistas, incluindo todos os dados sobre os recursos (por exemplo, categorias, cargos) e dados da fase financeira do mês.

As características do Planejamento Financeiro incluem:

• Estimativa de custo do projeto (custo inicial/preço)
• Orçamento de custos do projeto (orçamento detalhado com plano de trabalho)
• Controle de custos do projeto (acompanhamento mensal dos reais)
• Previsão de receita do projeto (mês, trimestre, ano)
• Reconhecimento de receita para projetos de tempo e materiais (receita real)

O Planejamento Financeiro também pode ser utilizado como insumo para:

• Planos de aquisição do projeto (coordenação de planos de compras)
• Solicitações de financiamento de projetos (planejamento FQ ou FY Capex/Opex)
• Planejamento de contas de serviços profissionais e previsões de receita
• Reconhecimento de receita

Dependendo de seus requisitos, você pode usar o Planejamento financeiro para diferentes fluxos de trabalho:

Estimativa de orçamento de alto nível

Planejamento Orçamentário Detalhado

Rastreamento de dados reais mensais

Relatórios financeiros entre projetos

Planejamento Financeiro no Planview AdaptiveWork: Conceitos e campos de dados usados no planejamento financeiro

Aprenda sobre conceitos financeiros e como eles são usados para Planejamento Financeiro no Clarizen.

Os Quatro Fundamentos

Estes são os campos âncora dos Planos Financeiros para seus projetos no Clarizen.

Equilibrá-los ajudará você a planejar a lucratividade e a gerenciar os planos.

Observação: se você não estiver executando projetos faturáveis, use a receita esperada para obter benefícios monetários. Você pode renomear os campos de acordo com a terminologia de sua organização.

Campos de item de trabalho padrão para gerenciamento de orçamento

A tabela abaixo descreve os campos usados no Clarizen para planejamento financeiro e inclui campos inseridos manualmente e KPIs calculados (‘baseados em fórmula’).

Os Quatro Fundamentos (destacados) podem ser definidos manualmente, mas, caso contrário, serão calculados com base em taxas horárias.

Campo	Definição	Do plano financeiro	Pode ser definido manualmente	Baseado em Fórmula
Valor orçado	Um total de valor de orçamento de cima para baixo. O valor alocado ao Projeto.		✓
Custo orçado	Um campo de custo total. Também conhecido como Orçamento na Conclusão. (Trabalho planejado * Taxas de custo por hora) + Custos orçamentários não trabalhistas	✓	✓
variação de orçamento	Valor Orçado – Custo Orçado			✓
Custo real	Progresso do item de trabalho + custos reais não trabalhistas	✓	✓
orçamento remanescente	Valor Orçado – Custo Real			✓
balanço de custo	Custo Orçado – Custo Real			✓
CPI	Cost Performance Index. Earned Value / Actual Costs			✓
spi	Schedule Performance Index. Earned Value / Planned Value			✓
planned value	Expected Progress * Budgeted Cost. This is not displayed but is calculated on a daily basis.			✓
progresso esperado	Uma projeção linear do trabalho de uma tarefa distribuída ao longo da duração dessa tarefa, conforme definido no Plano de Trabalho. É afetado se você atualizar o Trabalho ou a Duração. Quando atribuído a um recurso, o trabalho é atribuído à carga de trabalho desse recurso de acordo com a disponibilidade dessa pessoa (horário de trabalho e folga). Esta é a carga de recursos da tarefa. Exemplo: O Projeto 1 tem 2 tarefas: A tarefa A é uma tarefa de 8 horas. E tem um recurso (vamos chamá-lo de “Bob”). Bob tem um dia de trabalho de 8 horas e total disponibilidade para assumir um novo trabalho de projeto, então esperamos que Bob conclua a tarefa em um dia. A tarefa B é uma tarefa de 3 dias. Ele depende da tarefa A, de modo que é programado para iniciar somente após a conclusão de A. Novamente, ele tem apenas uma pessoa, Bob, designada para fazer o trabalho. Como o Clarizen leva em conta apenas o horário de trabalho, a tarefa de 3 dias com um único recurso equivale a 24 horas/pessoa de trabalho (ou seja: 8h * 3 = 24h).			✓
valor ganho	Custo orçado do trabalho realizado (BCWP). Trabalho Concluído expresso em termos de Custo Orçado.			✓
variação de custo	Valor agregado – Custo real			✓
etc	(Custo Orçado – EV)/(CPI*SPI). Uma previsão de quanto mais dinheiro precisará ser gasto para concluir o projeto.			✓
eac	Estimativa na Conclusão = Custo Real + Estimativa para Concluir			✓
receita liquida orçamentária	Receita Líquida Orçamentária = Receita Orçamentária de Mão de Obra + Receita Orçamentária de Recursos Não Trabalhistas ‘internos’ FATURADOS + Lucro Planejado de Recursos Não Trabalhistas de Terceiros
margem liquida planejada	(Lucro Planejado / Receita Líquida Orçada) * 100
receita sugerida	Quando Orçamento de Mão de Obra do Projeto = Atribuição de Tarefas, usa Trabalho x Taxas. Quando o Orçamento de mão de obra do projeto = Atribuição do projeto, usa Atribuição do projeto x Taxas”” E Receita orçamentária de recursos não trabalhistas.
receita líquida real	Receita real de recursos não trabalhistas “internos” faturáveis E lucro real de recursos não trabalhistas faturáveis de terceiros E (esforço real x taxas). Veja a observação abaixo da tabela
contribuição real	(Lucro Real / Receita Líquida Real) * 100
receita líquida sugerida	Quando Orçamento de Mão de Obra do Projeto = Atribuição de Tarefas, usa Trabalho x Taxas. Quando Orçamento de Mão de Obra do Projeto = Atribuição do Projeto, usa Atribuição do Projeto x Taxas. Para Não Mão de Obra, Lucro Planejado de Faturável de Recursos Não Trabalhistas de Terceiros, senão Receita Orçamentária

Cálculos de Receita Líquida Real

Para planejamento em fases, há campos de previsão que permitem o acompanhamento manual intra-mês de valores previstos que não alteram seus planos de trabalho.

Campo	Definição	Do plano financeiro	Pode ser definido manualmente	Baseado em Fórmula
custo orçamentário	Acumula até o custo orçado do item de trabalho. Os custos de mão de obra são calculados a partir do Planejamento de recursos * Taxas de custo	✓	✓	✓
custo real	Acumula até o custo real do item de trabalho. Os valores reais de mão-de-obra são calculados a partir dos Quadros de Horários.	✓	✓	✓
custo previsto	Definido manualmente, não acumula para o item de trabalho.	✓	✓
receita orçamentária	Acumula até a receita esperada do item de trabalho. As Receitas Trabalhistas são calculadas a partir do Planejamento de Recursos * Taxas de Faturamento	✓	✓	✓
receita real	Acumula até a receita real do item de trabalho. Os valores reais de mão-de-obra são calculados a partir dos Quadros de Horários.	✓	✓	✓
previsão de receita	Definido manualmente, não acumula para o item de trabalho.	✓	✓

Recursos trabalhistas e não trabalhistas possuem um campo Tipo de Despesa (Capex e Opex) para ser usado com os seguintes campos:

planejado	real
Custo Orçamentário Opex	CUSTO REAL OPEX
CUSTO ORÇAMENTÁRIO CAPEX	CUSTO REAL CAPEX
ORÇAMENTO DE MÃO DE OBRA	CUSTO REAL DE MÃO DE OBRA
Custo orçamentário não-LABORAL	CUSTO REAL NÃO-LABORAL

Planejamento de cima para baixo e de baixo para cima

Dependendo de como você trabalha, os métodos abaixo definirão como você trabalha com o Planejamento Financeiro.

Top-Down

• Valor orçado – Um valor de moeda de cima para baixo, não dividido em fases. Use isso para registrar o valor total do contrato ou o valor do financiamento de um projeto.
• Trabalho orçado – Um valor de duração de cima para baixo, não dividido em fases. Use isso para registrar o total de horas vendidas. Não conduz nenhum cálculo.
  

Bottom-Up

• Trabalho – Um valor de duração acumulada refletindo o esforço planejado. Pode ser dividido em fases com Planejamento de Recursos.
• Custo orçado – Um valor de duração total refletindo o esforço planejado * taxas por hora. Pode ser dividido em fases com o Planejamento Financeiro.

Acompanhe o valor entre o que foi orçado (vendido) e os custos do seu plano de trabalho com:

Variação do orçamento = valor orçado – custo orçado (“contingência” ou “buffer”)

Itens de custo fixo e preço fixo

Todos os itens de trabalho no Clarizen podem ter um custo fixo ou preço fixo que substitui o custo orçado e a receita esperada, respectivamente.

Limitações

• Custo fixo, definido manualmente: os valores de custo orçado, receita esperada, custo real e receita real definidos em itens de trabalho não podem ser divididos em fases e não são exibidos na exibição Planejamento financeiro. Os valores não podem ser divididos em Mão de obra/Não mão de obra e Capex/Opex.
• Despesas planejadas diretas do item de trabalho e despesas faturadas planejadas diretas não são divididas em fases e não são exibidas na exibição Planejamento financeiro. Os valores não podem ser divididos em Mão de obra/Não mão de obra e Capex/Opex.

Melhores Práticas

• Projetos de Preço Fixo e Marco de Preço Fixo e podem ser gerenciados usando o campo Tipo de Faturamento – leia mais sobre Tipos de Faturamento
• A menos que você esteja definindo Custos Fixos e Despesas Planejadas Diretas por meio de uma integração (por exemplo, Salesforce), planeje retirar esses campos, removê-los de perfis e layouts e migrar usuários para o Planejamento Financeiro mais preciso.
  • Use Non-Labour para capturar o orçamento (plano) com fases de tempo e os valores reais.
  • Use as regras de validação para evitar valores de custos orçados e reais definidos manualmente que bloqueiam o escalonamento de tempo.

Orçamento de Mão de Obra: Taxas Padrão e Cálculo de Mão de Obra

A configuração de orçamento de mão de obra de um projeto oferece uma opção adicional para custeio de orçamento de mão de obra:

• A atribuição de tarefas calculará o orçamento de mão-de-obra com base nas taxas horárias de trabalho * do usuário
• A atribuição do projeto calculará o orçamento de mão de obra com base na atribuição total do projeto * Taxas do usuário

Recursos não trabalhistas (NLRs – Non-Labor Resources)

Os recursos não trabalhistas permitem que você mantenha a consistência dos recursos não trabalhistas comuns do projeto em toda a organização. Neste ponto, os NLRs não contêm informações de custo ou preço, embora possam ser facilmente adicionadas com campos personalizados, conforme necessário.

A categorização dos custos do projeto como Despesa de Capital (Capex) varia de acordo com o setor e a jurisdição.

Geralmente, apenas projetos internos podem ser capitalizados. Consulte sua equipe financeira para verificar.

Categorias padrão

• hardware
• Programas
• Consultor externo
• Materiais
• viagem
• Outro

Os NLRs podem ser definidos no nível da organização e gerenciados nas listas de itens de trabalho, bem como na exibição Planejamento financeiro.

Iniciando

Administradores

Como administrador, você deve ativar e definir algumas configurações do sistema no Clarizen.
Consulte Configurando o planejamento financeiro.

Gerentes de Projetos e Controladores de Projetos

Planeje e controle suas finanças.
Consulte Trabalhando com planejamento financeiro.

(Fonte: https://success.clarizen.com/hc/en-us/articles/115004830693-Financial-Planning-Overview)