Encerramento de Projetos: Lessons Learned, Entrega Final e Closure Formal

Introdução

Encerramento não é go-live. Muitos PMs pensam que encerrar = deliver.

Encerramento correto:

Entrega formal ao cliente (com sign-off)
Lições aprendidas documentadas
Documentação final (arquivada)
Equipe reconhecida
Conhecimento transferido

5 Passos de Encerramento

Passo 1: Final Delivery e Sign-Off (1 semana antes do closure)

Entrega formal:
- Sistema está em produção
- Documentação final entregue
- Treinamento completo
- Suporte pós-projeto definido (SLA, responsável)
- Cliente assina "Project Closure Form" (aceito)

Documento de sign-off:
"Cliente X aceita projeto Y como completo.
Todos os requisitos foram atendidos.
Conhecimento foi transferido.
Data: DD/MM/AAAA"

Passo 2: Lessons Learned (1 semana)

(Veja Artigo Lições Aprendidas em detalhes)

Quick retro (2 horas, max):

- O que deu certo? (30 min)
- O que não deu? (30 min)
- Recomendações (30 min)
- Documentar (30 min)

Passo 3: Documentação Final (1 semana)

Arquivo em repositório (Notion, Google Drive, Confluence):

Project X - Final Documentation
- Charter (original)
- Final Scope (o que realmente foi feito)
- Lessons Learned (1-page)
- Budget Final vs. Planejado
- Timeline Final vs. Planejado
- Risk Register (riscos que aconteceram vs. não)
- Design Documents (arquitetura)
- Code / Product (links para GitHub, repo)
- Suporte Pós-Projeto (contato, SLA)

Passo 4: Reconhecimento (1-2 dias)

Reconhecimento da equipe:
- Email de obrigado (CEO / Patrocinador)
- Meeting de celebração (drink/comida)
- Reconhecimento público (newsletter, town hall)
- Evaluation/bonus (se aplicável)

Reconhecimento de partners:
- Vendor/consultora (thank you note)
- Equipes que suportaram (TI, legal, etc.)

Passo 5: Projeto Fechado Formalmente (1 dia)

Checklist final:
- Entrega assinada
- Lições documentadas
- Arquivos arquivados
- Equipe reconhecida
- Suporte ativo
- Status = CLOSED (no PMO system)

Comunicação:
"Projeto X foi formalmente encerrado em DD/MM/AAAA.
Resultados: [Budget R$ Xk, Timeline X semanas, Qualidade 95%]
Obrigado a todos!"

Timeline de Encerramento

Passo	Duração	Responsável
Final Delivery e Sign-Off	1 semana	PM + Cliente
Lessons Learned	1 semana	PM + Equipe
Documentação Final	1 semana	PM
Reconhecimento	1-2 dias	PM + Patrocinador
Fechamento Formal	1 dia	PM + PMO

Closure Checklist

Sistema em produção, testado, documentado
Cliente assinou sign-off
Lessons learned workshop feito
Lessons documentadas em 1-page
Documentação final arquivada
Equipe reconhecida publicamente
Suporte pós-projeto ativo (SLA, contato)
Projeto marcado como CLOSED no sistema
CEO/Stakeholder comunicado

Project Closure Form Template

# PROJECT CLOSURE FORM

**Projeto:** [Nome]
**Data de Início:** [DD/MM/AAAA]
**Data de Encerramento:** [DD/MM/AAAA]
**PM:** [Nome]
**Patrocinador:** [Nome]

---

## Resultados vs. Planejado

| Métrica | Planejado | Real | Variação |
|---------|-----------|------|----------|
| Budget | R$ 100k | R$ 105k | +5% |
| Timeline | 12 semanas | 14 semanas | +2 semanas |
| Escopo | 100% | 95% | -5% (cut features) |
| Qualidade | 0 bugs críticos | 0 bugs críticos | OK |

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## Entregáveis Finais

- Sistema em produção (link)
- Documentação técnica (link)
- Manual do usuário (link)
- Treinamento realizado (data)

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## Sign-Off

**Cliente:** _________________________ Data: __________
**PM:** _________________________ Data: __________
**Patrocinador:** _________________________ Data: __________

---

## Status Final: CLOSED

Erros Comuns no Encerramento

Projeto “termina” mas nunca fecha oficialmente – Solução: Sign-off formal obrigatório
Lições aprendidas nunca são documentadas – Solução: Workshop de 2h no final
Equipe não é reconhecida – Solução: Email de agradecimento + celebração
Documentação não é arquivada – Solução: Checklist de arquivamento

CTA Final

Encerramento bem feito = aprendizado para próximos projetos. Agende uma sessão para estruturar processo de encerramento ou baixe o closure checklist.

Próximas leituras:
Lições Aprendidas | Guia Definitivo de Gestão de Projetos