Gestão de Metas no Planview AdaptiveWork: Planejamento e Acompanhamento com Objetivos, Metas e Contribuições

Gestão de Metas no Planview: Com as ferramentas de planejamento e acompanhamento do Planview AdaptiveWork (antigo Clarizen), você pode definir, acompanhar e medir o sucesso das estratégias e metas de sua organização.

Os comp ntes do Gerenciamento de Objetivos podem ser usados de várias maneiras, mas permitem que você capture os principais objetivos de uma organização, planeje como alcançá-los, acompanhe seu progresso e, ao mesmo tempo, forneça uma visão desde a estratégia até a execução.

Gestão de Metas no Planview AdaptiveWork: Você pode usar as ferramentas para várias finalidades, que incluem:

  • Planejamento estratégico
  • Realização de benefícios
  • RS OK
  • Objetivos pessoais
  • como base para outras estruturas de definição de metas

Gestão de Metas no Planview AdaptiveWork: Como funciona

Os componentes de gerenciamento de metas do AdaptiveWork são construídos em torno de 3 objetos principais: objetivos, metas e contribuições.

Os novos objetos podem ser configurados de forma flexível e vinculados aos seus Itens de Trabalho, como Portfólios, Programas e Projetos, para que você tenha uma visão completa dos objetivos da organização e do trabalho em andamento. Você também poderá avaliar os planos futuros alinhados aos objetivos da organização e tomar melhores decisões de priorização.

Os objetos são incorporados ao AdaptiveWork para uma experiência integrada e interconectada, com as mesmas regras familiares, permissões e recursos avançados de configuração de fluxo de trabalho que o AdaptiveWork fornece “pronto para uso” para maior flexibilidade, personalização, automação e geração de relatórios.

Objetivos e Metas podem ser criados conforme você começa a planejar suas metas e, embora Objetivos e Metas possam existir independentemente, você também pode organizá-los em uma hierarquia que pode incluir adicionalmente Subobjetivos, Submetas e Contribuições.

Conforme você constrói seu plano, você pode associar qualquer um dos objetos com itens de trabalho, como Portfólios, Projetos, etc.

Observação: você pode renomear Objetivos, Alvos e Contribuições com base em suas necessidades de negócios e fluxos de trabalho.

Uma olhada mais de perto nos objetos:

Objetivo – Um Objetivo geralmente é criado pelo Portfólio ou pelo Gerente do Programa e descreve um objetivo de negócios, objetivo ou meta (por exemplo, aumentar a base de clientes ou melhorar a retenção de clientes).

Os objetivos geralmente são alinhados (vinculados) a um item de trabalho de nível superior, como um portfólio ou programa, mas também podem ser associados a outros itens de trabalho, se necessário. Um objetivo pode incluir subobjetivos e destinos como filhos em sua hierarquia. Os objetivos não precisam ser criados para usar Metas, mas as Metas podem ser usadas para definir os elementos mensuráveis que determinam o sucesso (ou não) de um Objetivo.

Alvo – O Portfólio ou Gerente de Projeto pode criar Alvos para definir como é o sucesso e acompanhar o progresso.

Uma meta é uma medida quantificável de um tipo específico com o valor inicial e o valor final necessários para atingir a meta (por exemplo, “Aumentar as visitas ao site de 500 mil para 700 mil” ou “Melhorar a taxa de conversão do cliente de 30% para 50%”) . Se necessário, um Alvo pode ser dividido em Sub-Alvos e pode ter uma ou mais Contribuições. Um único Alvo pode ser diretamente associado a apenas um Objetivo e um Portfólio ou Item de Trabalho, como um Projeto, Marco ou Tarefa. No entanto; também pode ser associado indiretamente a vários Portfólios ou Itens de Trabalho por meio da associação de suas Contribuições ao Alvo.

Se os sub-alvos forem utilizados, seus valores planejados e reais serão acumulados em seus respectivos destinos-pai.

Contribuição – As contribuições são normalmente criadas por um gerente de projeto e são inicialmente usadas para identificar como um trabalho ajudará a atingir uma meta específica (por exemplo, um projeto pode ter duas contribuições planejadas de 4% e 5% de melhorias em direção a uma meta geral de aumento Tráfego do site em 10%). À medida que o trabalho avança, as Contribuições podem ser usadas posteriormente para capturar as realizações reais e o progresso em direção à Meta associada. Os valores planejados e reais em Contribuições são acumulados até a meta para mostrar a cobertura total planejada e a realização real da meta.

Uma única Contribuição deve estar sempre vinculada a um Alvo específico, mas também pode, opcionalmente, ser associada a um Portfólio ou Item de Trabalho.

Dependendo da metodologia de Gerenciamento de Metas requerida, Objetivos, Metas e Contribuições podem ser opcionalmente associados a Portfólios, Programas, Projetos, Marcos ou Tarefas. Isso fornece:

  • visibilidade de cima para baixo em quais itens de trabalho estão contribuindo para objetivos/metas específicos;
  • visibilidade de baixo para cima em quais objetivos/metas seus itens de trabalho estão contribuindo;
  • rastreamento de cobertura planejada versus metas;
  • acompanhamento do desempenho real versus metas.

Ativando o gerenciamento de metas

Os componentes do Gerenciamento de Objetivos podem ser habilitados no Perfil do usuário por um Administrador. Para habilitar o gerenciamento de metas:

  1. Escolha quais módulos acessar na barra de navegação e adicione os objetos necessários à seção de navegação.

Não é necessário ter nenhum dos módulos acessíveis a partir da Barra de Navegação para utilizá-los no sistema, mas se os usuários precisarem ter visibilidade de Objetivos ou Metas em vários Portfólios ou Itens de Trabalho, será necessário adicioná-los aqui.

  1. Determine quais elementos Objetivo são necessários para dar suporte à metodologia de sua organização e adicione-os como Itens Relacionados no objeto Objetivo.

Os subobjetivos não são obrigatórios, mas usá-los adicionará suporte para uma estrutura hierárquica. “Portfólios de Contribuição” e “Itens de Trabalho de Contribuição” mostram todos os itens que estão apoiando Alvos ou Sub-Alvos relacionados ao Objetivo ou seus Sub-Objetivos.

Objetivos

  1. Determine quais elementos do Target são necessários para dar suporte à metodologia da sua organização e adicione-os como Itens Relacionados no objeto Target.

O uso de Sub-Destinos adicionará suporte para uma estrutura hierárquica, enquanto “Portfólios de Contribuição” e “Itens de Trabalho de Contribuição” mostram todos os itens que estão suportando o Destino ou seus Sub-Destinos na hierarquia. “Contribuições” listará os valores individuais diretos planejados e reais vinculados à meta. “Contribuições indiretas” listará os valores planejados e reais vinculados a quaisquer submetas na hierarquia (se utilizado).

Alvos

  1. Selecione os componentes a serem usados em Portfólios e Itens de Trabalho e adicione-os como Itens Relacionados. Essa escolha será determinada pelos requisitos de gerenciamento de metas de sua organização. Por exemplo, você só pode optar por oferecer suporte ao planejamento e realização de benefícios em nível de projeto; nesse caso, adicione apenas o componente Metas como um item relacionado ao seu objeto de projeto no perfil do usuário (contribuições podem ser adicionadas se você quiser criar qualquer plano ou real números para um Target e associá-los automaticamente ao projeto).

Portfólio

Itens de trabalho

Observação: você pode renomear Objetivos, Alvos e Contribuições com base em suas necessidades de negócios e fluxos de trabalho.

Subobjetivos, Submetas e Contribuições

Subobjetivos e Submetas não são itens “obrigatórios”. Se a sua metodologia não exigir que os objetivos ou metas sejam detalhados, os subobjetivos e as submetas podem ser desativados por um administrador, removendo-os como itens relacionados no perfil do usuário.

Da mesma forma, os Objetivos não são itens “obrigatórios”. Por exemplo, se tudo o que for necessário for a capacidade de definir Metas em relação a Projetos, o componente Objetivo poderá ser desativado removendo-o como um item relacionado no Perfil do Usuário.

As contribuições normalmente serão adicionadas, editadas e visualizadas a partir de Metas e/ou Portfólios ou Itens de Trabalho. Se os usuários não precisarem de visibilidade das Contribuições fora de seus respectivos Alvos, um Administrador pode remover o módulo Contribuições modificando a seção Navegação no Perfil do Usuário (conforme discutido anteriormente nesta seção).

Adicionando Objetivos

Dependendo da configuração do seu Perfil de Usuário, você pode adicionar um novo Objetivo no módulo Objetivos acessível no painel de navegação, clicando em Novo na barra de navegação ou como um item relacionado de um Portfólio ou Item de Trabalho.

Depois de criado, você pode fornecer detalhes adicionais, associar um Item de Trabalho (opcional) e adicionar Subobjetivos ou Alvos relacionados.

Observação: Se criado ou adicionado a partir de um Portfólio ou Item de Trabalho, o campo Item Associado será preenchido automaticamente.

Adicionando itens relacionados e associando um item de trabalho

No painel Adicionar Relacionado, você pode criar novos Subobjetivos, adicionar Destinos existentes ou novos, anexar arquivos, etc.

Um Portfólio ou Item de Trabalho pode ser associado a vários Objetivos, mas um Objetivo só pode ser associado diretamente a um Portfólio ou Item de Trabalho. Você pode alternar o Item associado a qualquer momento, o que remove a referência ao item c ctado anteriormente.

Associações indiretas com um Objetivo podem ser feitas por meio de contribuições para Metas que estão sob o Objetivo. Eles aparecem no Objetivo como referências a “Portfólios de Contribuição” ou “Itens de Trabalho de Contribuição”.

Observação: Alvos adicionados em um Objetivo não são vinculados automaticamente ao Item Associado do Objetivo.

Excluindo Objetivos

Quando você exclui um objetivo, os subobjetivos também são excluídos. Quaisquer Metas, Submetas, Contribuições, Portfólios Associados e Itens de Trabalho vinculados anteriormente não serão excluídos.

Adicionando alvos

Dependendo da configuração do seu Perfil de Usuário, você pode adicionar um novo Alvo no módulo Alvos acessível no painel de navegação, clicando em Novo na barra de navegação ou como um item relacionado de um Objetivo, Portfólio ou Item de Trabalho.

Adicionando detalhes e associando itens

Mais detalhes podem ser adicionados, como descrição, valores iniciais e alvos, datas, unidade, tipo de unidade, escala da unidade, etc. Você também pode adicionar Sub-Metas e Contribuições relacionadas, e associar um Objetivo e/ou Item de Trabalho (ambos opcional).

Você pode revisar e avaliar o progresso do alvo usando uma variedade de campos calculados automaticamente (mostrados no exemplo de cartão de propriedade abaixo). As informações de contribuição são acumuladas de contribuições diretamente vinculadas ao destino e indiretamente de quaisquer Sub-Metas.

Adicionando informações da unidade

O campo de exibição Unidade* mostra o tipo de medida que está sendo usada para definir o Alvo (por exemplo, 000’s Visitas, %, $ m). Existem três campos inter-relacionados que se combinam para criar o campo de exibição Unidade*. Eles são Unidade, Tipo de Unidade e Escala de Unidade. Todas as três são listas de opções editáveis que são pré-preenchidas com valores de exemplo e podem ser configuradas por um administrador (as duas primeiras são listas de opções de controle e dependentes, respectivamente).

Sub-alvos

Se necessário, sub-alvos podem ser adicionados para dividir os alvos em níveis adicionais de detalhes e propriedade. Use o painel Incluir Relacionado para incluir Sub-destinos. As submetas e seus valores de contribuição relacionados são acumulados na meta principal como contribuições indiretas. Todas as contribuições (não importa onde possam aparecer em uma hierarquia de meta) serão resumidas como valores de contribuição direta e indireta, planejada e real na meta pai.

Os sub-alvos herdarão as propriedades relacionadas às unidades do alvo-pai. Quaisquer alterações nos campos de Unidade no Destino principal serão propagadas para todos os Sub-destinos relacionados.

Embora os sub-destinos sejam criados com as datas iniciais e de destino de seus pais, não há herança ou validação contínua de intervalos de datas fornecidos como padrão. Por exemplo, a Data Inicial de um Sub-destino não precisa ser igual ou posterior à Data Inicial de seu pai.

Adicionando Contribuições

Na maioria dos casos, as Contribuições serão adicionadas como Itens Relacionados diretamente de um Destino, Portfólio ou Item de Trabalho. Isso vinculará automaticamente a Contribuição ao item a partir do qual ela foi criada (esteja ciente de que, se a Contribuição não estiver sendo adicionada a partir de um Destino, você precisará especificar o Destino Vinculado para o qual está contribuindo). Embora improvável, você também pode adicionar uma nova Contribuição no módulo Contribuições acessível na barra de navegação ou clicando em Novo na barra de navegação (novamente, especificar um Alvo Vinculado é um requisito obrigatório nessa situação).

Nos detalhes da Contribuição, você pode adicionar datas e valores planejados e reais, etc. O campo Unidade* sempre será herdado do Alvo ao qual está vinculado.

Os campos de valor planejado e real de todas as contribuições vinculadas à mesma meta serão acumulados para os valores de contribuição direta planejada e real dessa meta, respectivamente.

Portfólios ou Itens de Trabalho associados a Contribuições serão listados em suas respectivas Metas ou Objetivos como Portfólios Contribuintes ou Itens de Trabalho, direta ou indiretamente (se vinculados a uma Sub-Meta relacionada).

Permissões

Níveis de acesso de permissão

Objetivos, Metas e Contribuições dão suporte aos Níveis de Acesso de Permissão.

Herança de permissão

Quaisquer permissões definidas de Objetivos para baixo serão herdadas por entidades de gerenciamento de metas relacionadas. Por exemplo, se você adicionar um usuário como visualizador em um objetivo de nível superior, ele poderá visualizar todos os subobjetivos, metas e contribuições que estão abaixo do objetivo pai.

Da mesma forma, se você associar um Objetivo ou Alvo a um Portfólio ou Item de Trabalho, ele herdará as permissões do Portfólio ou Item de Trabalho. Se você editar subsequentemente as permissões do Portfólio ou do Item de trabalho, elas também passarão pela hierarquia Objetivo e Alvo.

Você pode definir permissões adicionais em diferentes níveis da hierarquia Objetivo e Alvo, e elas também serão descendentes a partir desse ponto.

Limitações Atuais

Campos de itens associados

Portfólios não podem ser pesquisados ao usar campos de Item associado como filtros em Exibições. Todos os outros itens (Programas, Projetos, Marcos e Tarefas) podem ser pesquisados normalmente.

Herança de permissão

Os níveis de acesso de permissão oferecem suporte apenas à herança para o próximo nível na hierarquia. O fluxo de trabalho pode ser usado para fornecer suporte para níveis adicionais de detalhes, se necessário.

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