Board otimizado no AgilePlace: Como conduzir uma revisão

Um dos principais objetivo do Kanban é fazer com que os problemas venham à tona para serem solucionados. Visualizar nosso trabalho por meio dos boards do AgilePlace nos dá uma melhor maneira de ver e gerenciar melhor o fluxo desse trabalho à medida que ele avança em nosso processo. Em seguida, usamos os limites de trabalho em progresso e o conceito de um Pull System para restringir a quantidade de trabalho que podemos realizar de uma só vez. Essas restrições mantêm nossa tendência de ignorar nossos pontos problemáticos, forçando-os à superfície de nossa visualização, permitindo encontrar diversas maneiras de resolvê-los. Mas, para garantir que seu board possa ajudá-lo a identificar esses problemas, às vezes você precisa reavaliar a configuração do seu board. 

Seu board deve representar precisamente seu trabalho, com o seu board otimizado. 

Para garantir que seu board esteja ajudando a ilustrar e aliviar problemas em seu fluxo de trabalho, é importante realizar revisões periódicas no board.  Para começar, percorra a estrutura e as configurações atuais do board com sua equipe e pergunte a si mesmo: “Este board reflete com precisão o trabalho da minha equipe?” Essa pergunta se refere ao fluxo de trabalho pelo qual os cards se movem e ao trabalho refletido pelos próprios cards.  Considere as seguintes perguntas para ajudá-lo a determinar se seu trabalho está realmente sendo refletido em seu board. 

Seus tipos de cards representam aspectos-chave do seu trabalho? 

Os tipos de card são a forma mais visível de diferenciar o trabalho gerenciado em seu sistema. Portanto, eles devem ser usados ​​para segmentar seu trabalho em diferentes grupos com base em algo realmente importante. Se você tiver dificuldade em entender como determinar esses segmentos, pense nos tipos de trabalho que precisam ser medidos de forma independente, por exemplo, trabalho de projeto versus solicitações de suporte diário. Certifique-se de que essas escolhas sejam relevantes para suas necessidades e use suas métricas como guia.  Dica útil sobre como os tipos de card podem ajudá-lo a visualizar seu trabalho: 

• Você pode usar diferentes tipos de card para filtrar o quadro para tipos específicos de trabalho e até para filtrar análises para tipos específicos de trabalho. Isso pode ajudá-lo a ver como os itens relacionados estão fluindo pelo seu sistema e a entender melhor os vários tipos de trabalho que sua equipe realiza. 

• Evite ter mais de sete tipos de card, pois quando você tem mais, é mais difícil interpretar as cores de relance. Em vez disso, use outros indicadores, como ícones, para diferenciar em um tipo de card específico. 

O layout do board reflete seu processo com precisão? 

As lanes verticais sequenciais geralmente representam etapas em um processo, enquanto as lanes horizontais geralmente representam processos paralelos. Comece com três linhas verticais básicas – Not Started, In Process, and Complete – e expanda a partir daí à medida que você entende seu processo.  Algumas dicas úteis para representar seu processo: 

• Se você precisar de informações/visibilidade adicionais em qualquer etapa do seu fluxo de trabalho, considere dividi-lo ainda mais. 
• Se você precisar visualizar um processo de “pré-partida”, você pode construir a estrutura da lane na lane Not Started, assim como na lane In Progress. Isso ajudará sua análise a refletir com maior precisão seu fluxo de trabalho. 
• Se você quiser mover os cards para frente e para trás entre duas lanes, considere fundi-las e fazer com que a coluna represente o ciclo inteiro. 
• Se sua equipe planeja trabalhos futuros em sprints, releases, etc: eles podem ser representados por lanes verticais na lane Not Started ou você pode ter um board de planejamento futuro para preparar um backlog de longo prazo e mover cards para o board da equipe quando desejar. 

 

Todo o trabalho da sua equipe é fácil de localizar e visualizar? 

O trabalho em um board de Kanban deve representar o trabalho coletivo que uma equipe precisa concluir. Dividir o trabalho por função ou projeto em boards separados pode criar silos de informações se não for gerenciado com cuidado. Ao mostrar todo o trabalho em um único board, as equipes têm uma visão mais clara do que está acontecendo com projetos interconectados e podem trabalhar juntas para resolver conflitos entre projetos. Em suma, eles podem trabalhar em equipe para completar o trabalho coletivo. Não se esqueça que você pode filtrar boards ocupados!  Dicas úteis para organizar o trabalho em um board ocupado: 

• Você pode usar filtros de board para mostrar o trabalho de um único projeto, não importa quantos cards estejam em um board, se estiver usando um aspecto do card (tags, título/cabeçalhos do card, parent cards, ícones personalizados) para diferenciar por projetos. 

• Atribua usuários a cards em que estão trabalhando ativamente. Isso permite que eles usem o filtro para saber a quais cards estão atribuídos e também permite que os gerentes do board examinem o relatório de distribuição e o relatório de usuários atribuídos para entender a carga de trabalho da equipe. 

O design do board encoraja os comportamentos que você deseja? 

A forma como você nomeia as lanes (horizontais e verticais) pode afetar a forma como as pessoas interagem com o trabalho que reside nessas lanes. Se você nomear lanes por pessoa, você está sutilmente dizendo a outras pessoas para permanecerem em suas lanes e se concentrarem em seu trabalho, em vez de sair para ajudar com algo que fica bloqueado ou estagnado. Essencialmente, você está construindo um design de board que se concentra no indivíduo e em sua produtividade pessoal, em vez da produtividade de toda a equipe.  Ouvi mais do que alguns exemplos preocupantes de membros da equipe preocupados com a forma como serão percebidos se pararem de trabalhar nos cartões em sua lane para ajudar outro membro da equipe. As pessoas otimizam seu comportamento para que a visualização pareça boa. Se você é uma equipe que precisa trabalhar em conjunto para concluir o trabalho, certifique-se de que o design do board não atrapalhe.  A atribuição de usuários a cards permite que cada membro da equipe rastreie seus itens de trabalho individuais, enquanto ainda permite que eles tenham uma visão geral do trabalho da equipe como um todo.   

A melhoria contínua é fundamental. 

Essas não são de forma alguma as únicas perguntas que você deve fazer ao conduzir as revisões no seu board, mas ao se fazer essas perguntas-chave enquanto você e sua equipe percorrem seu board, você pode reajustar o layout e as configurações do seu board conforme necessário para melhorar continuamente seu processo ao longo do tempo. Você pode achar que você e sua equipe sentem a necessidade de ajustar o processo de revisão sempre que revisar o board. Isso é ótimo! Assim como seu processo de trabalho, seu processo de revisão deve estar em constante evolução e sempre melhorando.  Se você sair com uma dica importante, que seja esta: mantenha-o simples quando você começar e adicione complexidade apenas quando necessário. Ao revisar periodicamente seu board, você pode identificar áreas de ajuste necessárias para ajudar você e sua equipe a melhorar a velocidade e a eficiência da entrega de valor. Você poderá identificar mais rapidamente possíveis problemas em seu fluxo de trabalho e identificar maneiras de resolvê-los. Comece usando as perguntas acima para realizar uma revisão do board com sua própria equipe.    veja mais conteúdos sobres o AgilePlace: https://twrt.com.br/agileplace-com-instant-coffee/